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TCO von Pharma-Kühlverpackungen: Kosten je Sendung berechnen
Zum Preis einer Kühlverpackung kommen Vorbereitung, Packen, Fracht und bei Mehrweg Rücktransport und Aufbereitung hinzu. Eine TCO-Rechnung (Total Cost of Ownership) erfasst diese gesamten Kosten. Für einen fairen Vergleich rechnen Sie mit derselben Versandaufgabe und demselben Zeitraum. Das Beispiel zeigt, ab wie vielen Einsätzen eine Mehrwegbox günstiger wird.
Für Ihre Praxis
Berechnen Sie die Kosten je Sendung und ab wie vielen Einsätzen sich eine Mehrwegbox unter Ihren Bedingungen rechnet.
Kosten je Sendung: zwei Rechenschritte
1. Kosten addieren
Verpackung, Vorbereitung, Versand, Rückführung und Qualitätsaufwand für den gewählten Zeitraum zusammenrechnen. Bereits enthaltene Leistungen nur einmal zählen.
2. Durch die Sendungszahl teilen
Festlegen, ob alle versandten oder nur erfolgreich zugestellte Sendungen mit eingehaltenen Produktvorgaben gezählt werden. Für beide Varianten dieselbe Regel verwenden.
Die Kosten mit eigenen Daten erfassen
Vergleichen Sie dieselbe Versandaufgabe im selben Zeitraum. Kopieren Sie die Tabelle und tragen Sie Angebotspreise, Frachttarife und gemessene Arbeitszeiten ein. Lassen Sie unbekannte Werte offen und kennzeichnen Sie Annahmen. Bereits im Dienstleisterpreis enthaltene Leistungen werden nicht nochmals addiert.
| Kostenposition | Einheit / Zeitraum | Einweg | Mehrweg | Quelle / Stand / Annahme | Im Angebot enthalten? |
|---|---|---|---|---|---|
| Kauf, Miete oder Nutzungsentgelt | Je System / Einsatz / Zeitraum | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Verbrauchsmaterial und Kühlelemente | Je Sendung; Ersatz getrennt erfassen | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Vorbereitung und Packen | Zeit je Sendung × Kostensatz; Energie | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Hintransport und Monitoring | Je fertig gepackter Sendung | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Rücktransport | Je tatsächlicher Rücksendung | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Kontrolle, Reinigung und Ersatz | Je Umlauf oder Vergleichszeitraum | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Qualifizierung und Einführung | Gesamtkosten im gleichen Zeitraum | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Zurechenbare Abweichungs- und Verlustkosten | Eigene dokumentierte Fälle im Zeitraum | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Sendungszahl und Zählweise | Versandt oder erfolgreich zugestellt | __________ | __________ | __________ | __________ |
Die Sendungszahl ist der Nenner der Rechnung, keine Kostenposition. Für beide Varianten muss dieselbe Zählweise gelten. Rechnen Sie einen Kaufpreis entweder über den betrachteten Bestand und Zeitraum oder über nutzbare Einsätze um; rechnen Sie ihn nicht doppelt an.
In diesem Leitfaden
- Zuerst festlegen, welche Sendungen verglichen werden
- Welche Kosten in die Rechnung gehören
- Kosten je versandter oder je erfolgreicher Sendung?
- Rechenbeispiel: Ab wie vielen Einsätzen wird Mehrweg günstiger?
- Kleine und große Bestellungen in die Jahresrechnung aufnehmen
- Mit erreichbaren Einsätzen und ausreichendem Bestand rechnen
- Frachtpreise und unsichere Annahmen vor Vertragsabschluss prüfen
Zuerst festlegen, welche Sendungen verglichen werden
Wählen Sie Produktmenge, Temperaturbereich, Versandweg, Dauer und Vergleichszeitraum. Alle betrachteten Verpackungen müssen für diese Aufgabe technisch geeignet sein. Notieren Sie außerdem, ob gekauft, gemietet oder pro Einsatz abgerechnet wird.
Trennen Sie einmalige Einführungskosten von laufenden Ausgaben. Wird beispielsweise eine Qualifizierung auf die erwarteten Sendungen mehrerer Jahre verteilt, muss derselbe Zeitraum für alle Varianten gelten.
Welche Kosten in die Rechnung gehören
- Verpackung: Kauf, Miete oder Nutzungsentgelt, Ersatzteile und Entsorgung.
- Vorbereitung: Arbeitszeit, Energie, Gerätekapazität und Lagerfläche für die Kühlelemente.
- Versand: Packzeit, Verbrauchsmaterial, Temperaturüberwachung und Fracht.
- Mehrweg: Rückfracht, Kontrolle, Reinigung, Verwaltung und Verluste.
- Qualität: Qualifizierung, Änderungen und tatsächlich anfallende Bearbeitung von Abweichungen.
Prüfen Sie Dienstleistungsangebote auf enthaltene Leistungen. Bereits eingerechnete Rückführung oder Reinigung wird nicht nochmals addiert. Dokumentieren Sie Herkunft und Zeitraum der Werte. Welche Rücklaufdaten Sie benötigen, erklärt der Einweg-Mehrweg-Vergleich.
Kosten je versandter oder je erfolgreicher Sendung?
Für eine reine Versandkostenplanung können Sie die Gesamtkosten durch die Zahl versandter Sendungen teilen. Soll auch die erfolgreiche Temperaturhaltung berücksichtigt werden, verwenden Sie: Gesamtkosten im Zeitraum ÷ erfolgreich zugestellte Sendungen, die ihre Produktvorgaben eingehalten haben.
Benennen Sie die verwendete Sendungszahl ausdrücklich. Erfassen Sie Ersatzlieferungen, Retouren und Produktverluste in beiden Varianten nach derselben Regel. Ein Verlust darf nicht zugleich als Einzelkostenposition und erneut als pauschaler Risikozuschlag gezählt werden.
Bei fehlenden eigenen Schadendaten rechnen Sie getrennte, als Annahmen bezeichnete Szenarien. Eine Branchenquote ist kein Nachweis für die Zuverlässigkeit Ihrer Verpackung. Wie Außenmaße die Auswahl beeinflussen, zeigt der VIP-Vergleich mit Größenbeispiel.
Rechenbeispiel: Ab wie vielen Einsätzen wird Mehrweg günstiger?
Alle Zahlen sind fiktiv; sie sind keine THERMOCON-Preise oder Kundendaten. Beide Varianten gelten hier als technisch gleich geeignet. Die vereinfachte Rechnung enthält Anschaffung, Vorbereitung, Fracht und Rückführung. Weitere Kosten des eigenen Projekts müssen ergänzt werden.
Für ein einzelnes Mehrwegsystem lässt sich der vereinfachte Vergleich so schreiben: Einweg: E. Mehrweg: B + A/N. Dabei ist A die Anschaffung, B sind die laufenden Mehrwegkosten je Sendung ohne diese Anschaffung, E sind die vergleichbaren Einwegkosten je Sendung und N die realistisch nutzbaren Einsätze. Kostengleichheit liegt bei N = A/(E − B), sofern E größer als B ist. Mehrweg wird erst oberhalb dieses Werts günstiger.
| Kostenposition | Einweg | Mehrweg |
|---|---|---|
| Verpackung | 12 € | 120 € Anschaffung / N nutzbare Einsätze |
| Hintransport | 26 € | 24 € |
| Vorbereitung und Packen | 4 € | 4 € |
| Rücktransport | entfällt | 6 € |
| Kontrolle und Aufbereitung | entfällt | 1 € |
| Summe | 42 € | 35 € + 120 €/N |
Bei zehn Einsätzen kostet Mehrweg hier 47 € je Sendung, bei zwanzig Einsätzen 41 €. Günstiger als Einweg wird es bei N > 120 / (42 − 35) ≈ 17,1, also ab 18 nutzbaren Einsätzen.
Steigt der Rücktransport von 6 auf 8 €, werden mehr als 24 Einsätze benötigt. Erreicht das System diese Nutzungszahl nicht, ist es in diesem Beispiel teurer. Die Rückfracht kann den Anschaffungsvorteil durch Wiederverwendung somit aufzehren.
Kleine und große Bestellungen in die Jahresrechnung aufnehmen
Rechnen Sie mit den tatsächlich vorkommenden Auftragsgrößen. Eine große Box kann bei voller Beladung günstig sein, bei kleinen Bestellungen aber unnötig viel Frachtvolumen verursachen. Eine Rechnung für nur einen Durchschnittsauftrag zeigt diesen Unterschied nicht.
Erfassen Sie Untersuchungskosten, Ersatzlieferung und Produktverlust nur mit nachvollziehbarer Zahl und Zuordnung. Nutzen Sie eigene Daten, wenn diese Kosten in den Vergleich eingehen sollen.
Bei größeren Sendungsmengen sollten Sie auch Paletten- und Paketversand vergleichen. Entscheidend sind fertige Außenmaße, Beladung und der Empfangsprozess.
Mit erreichbaren Einsätzen und ausreichendem Bestand rechnen
Verteilen Sie die Anschaffung auf die realistisch nutzbaren Einsätze. Eine hohe technisch zulässige Lebensdauer hilft nicht, wenn Boxen beim Empfänger bleiben oder früh beschädigt ausscheiden.
Prüfen Sie zusätzlich die Rücklaufzeit. Längere Umläufe erfordern mehr gleichzeitig verfügbare Systeme und damit mehr gebundenes Kapital. Das ist ein anderer Kostenfaktor als die Zahl der Einsätze je Box.
Kosten und Umweltwirkung werden getrennt berechnet. Ein finanzieller Vorteil belegt noch keine geringeren Emissionen.
Frachtpreise und unsichere Annahmen vor Vertragsabschluss prüfen
Verwenden Sie die Außenmaße und das Bruttogewicht der fertig gepackten Sendung. Ob ein Volumengewicht berechnet wird und welcher Divisor gilt, steht im Tarif des Beförderers. Es gibt keinen für alle Transportarten passenden Divisor.
Ändern Sie jeweils eine Annahme und lassen Sie die übrigen Werte gleich. Begründen Sie den ungünstigeren Wert mit einem weiteren Angebot oder eigenen Beobachtungen. Halten Sie fest, was sich an den Kosten je Sendung ändert.
| Annahme | Erwarteter eigener Wert | Begründeter ungünstigerer Wert | Kosten je Sendung: vorher / nachher | Vor Entscheidung prüfen |
|---|---|---|---|---|
| Nutzbare Einsätze je Mehrwegsystem | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Rückfracht | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Rücklaufdauer und benötigter Bestand | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Pack- und Aufbereitungszeit | __________ | __________ | __________ | __________ |
| Anteil kleiner und großer Bestellungen | __________ | __________ | __________ | __________ |
Wird eine zunächst günstigere Variante schon bei kleinen Änderungen teurer, prüfen Sie genau diese Eingaben vor Vertragsabschluss. Rücklaufdauer und Bestand gehören zusammen: Die benötigte Anzahl Systeme ist zusätzlich zu den Einsätzen je einzelner Box zu betrachten.
Die Rechnung mit eigenen Zahlen ausfüllen
Tragen Sie Angebote, Frachtpreise und eigene Arbeitszeiten in die Rechnung ein. Prüfen Sie besonders die tatsächlich erreichbaren Wiederverwendungen und die Leistungen, die bereits im Preis enthalten sind.